學會番茄工作法的第1件事：瞭解投入與產出

更新日期: 2023 年 4 月 20 日

找出完成1件事所需花費的心力。
Find out how much effort an activity requires.

番茄工作法發明者Francesco Cirillo將釐清一件事需要花費多少精力，列為運用番茄工作法的第一要務，也是學會番茄工作法的基石。

請暫時放下專注力、效率等任何與提高生產力相關的術語，開始瞭解自己的投入與產出。

認識工作法的流程、工具、原則後，要落實番茄工作法，首先需要瞭解完成一件事要花多少時間，藉由紀錄來知道一件事所需的時間，而非憑感覺，並破除不切實際的幻想。

本文以5步驟，帶你找出完成各種事項需要花費的時間與心力，開始番茄工作法必須學會的第1件事：瞭解你自己的投入與產出。

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5步驟學會番茄工作法的第1件事

第1個步驟，拿出事項盤點表(Activity Inventory Sheet)，列出待完成的事項，包括工作、學習的科目等，並預估這件事需要多少番茄鐘可完成，若一件事需要的番茄數量超過5-7個，請將任務再切割。

若你想做的事超過5-7個番茄鐘，你可將這件事歸類為專案，將專案切割為多個任務來達成這件事。

例如你想寫一份如何提高生產力的報告，為了讓你的行動明確、時間的掌控更精準，也提高可行性，請將執行撰寫這份報告的工作當成一個小專案，透由3個任務來達成：分別是蒐集資訊、彙整分析、撰寫報告，儘將每個任務控制在5個番茄鐘以下。

關於番茄工作法使用的3個表格，可參考〈番茄工作法必懂3表格與6原則〉一文。

接下來的4個步驟，開始進入番茄工作法的執行流程。

在每天工作(學習)開始前，拿出今日工作表(to do today Sheet)，想一下今天你有多少時間來工作，以番茄鐘為單位，填入表格，接著參考你在事項盤點表列出的工作，依照輕重緩急，優先順序，製作今日工作表。

拿出你的番茄鐘，設定好25分鐘，告訴自己，這25分鐘你將專注於承諾的一件事上，接著開始計時。

從今日工作表上的第一個工作開始執行，每一個番茄鐘結束，就在今日工作表番茄數欄位畫上一個叉叉，第一個任務完成後，就在項目上畫上刪除線，在新的番茄鐘開始第2個任務，讓任務一個接著一個地完成。

番茄鐘追蹤的是你完成一件任務需花費的時間，在一個任務完成前，持續的運用25分鐘專注+5分鐘休息的模式，4次專注後給自己一個15-30分鐘的長休息，並在今日工作表的番茄數欄位上紀錄使用的番茄數。

使用番茄工作法時，務必記得：

番茄鐘不可以中斷，一旦開始25分鐘的專注，就不能任意暫停，除非前5分鐘任務就完成，且不值得再花時間優化、複習。
萬一25分鐘的專注期被內在分心或他人干擾，且無法在幾秒內回歸到應專注的任務上，這個番茄鐘就算失效，不列入番茄數的紀錄，請重新開始下一個番茄鐘。
休息很重要，一旦番茄鐘結束，就是要休息，就算差一點點就可以完成那件事，也要立即停止，馬上進入休息。
休息時，務必讓腦袋放鬆，喝喝水、伸展筋骨、打屁聊天、回復不費力的電話或Email，記得不要去思考剛剛做的事，不要跟同事、同學討論方才專注的任務。簡單的說，就是不要壓榨你的大腦，休息時間不做傷神耗腦力的事，休息時就讓頭腦放假，才能在下一個番茄鐘有更好的專注力。
當個言而有信的人，信守在今日工作表上的排程，承諾的休息就是休息，鐘響就是開始工作，說到做到，讓自己致力於完成計畫事項。
告訴自己下個番茄鐘會更好!

每天結束前，拿出紀錄表，記下今天完成的事，所投入的番茄數，紀錄不要花費超過一個番茄鐘。

若有需要可在紀錄表上備註成果、改進方向、遭遇問題等你覺得有助於達成目標的事。

若是初次使用，先記清楚使用的番茄數就可以了，釐清一件事所需的精力是紀錄表的重點，紀錄表可以隨著你未來的使用需求持續進化，但在剛開始使用番茄工作法，紀錄表簡單就好，把握住重點：瞭解自己的投入與產出。

已經完成的事項，請在事項盤點表上刪除，各式以鉛筆輔以橡皮擦填寫，可以讓表單簡潔清爽。

完成記錄後，從紀錄表上的數據，你可以瞭解很多關於自己與時間、事項之間的關係。

你可以瞭解到:

隨著你運用番茄工作法經驗值累積，將會有更多的想法來產生，來幫助你提升工作與學習效率。

番茄鐘工作法發明者Francesco Cirillo，在他的著作《間歇高效率的番茄工作法》(原文書:The Pomodoro Technique)開宗明義地指出，透由番茄工作法可以減除現代人對於時間持續流逝，卻沒能完成什麼事的焦慮感。

因為透由這套方法，你將不再視時間為既有的資產，將時間視為既有資產的想法，對於時常無法善用間的人來說，帶來的感受是日日的在失去時間，隨著日子一天一天的過去，資產持續流失，而失去又是人類最討厭的感受之一，使得你一想到時間管理就覺得無能為力。

番茄工作法翻轉你對時間的想法，時間不再是你已經擁有的東西，而是要透過開採才有，以番茄鐘為單位來開採，讓你可以將時間轉化為想完成的事，每完成一個番茄鐘，都獲得了珍貴的時間，將時間化成對你有價值的成果，感受上，也由失去轉為獲得，一舉讓你排除討厭的失去感，透由持續地獲得時間，帶來得滿滿的成就感。

使用番茄工作法，不用急，學會番茄工作法的第一件事，先從瞭解你如何開採番茄鐘開始，瞭解你的投入與產出，瞭解你想如何運用好不容易採集到的番茄鐘。