學會番茄工作法

學會番茄工作法的第1件事:瞭解投入與產出

更新日期: 2023 年 4 月 20 日

找出完成1件事所需花費的心力。

Find out how much effort an activity requires.

番茄工作法發明者Francesco Cirillo將釐清一件事需要花費多少精力,列為運用番茄工作法的第一要務,也是學會番茄工作法的基石。

請暫時放下專注力、效率等任何與提高生產力相關的術語,開始瞭解自己的投入與產出。

認識工作法的流程、工具、原則後,要落實番茄工作法,首先需要瞭解完成一件事要花多少時間,藉由紀錄來知道一件事所需的時間,而非憑感覺,並破除不切實際的幻想。

本文以5步驟,帶你找出完成各種事項需要花費的時間與心力,開始番茄工作法必須學會的第1件事:瞭解你自己的投入與產出。

5步驟學會番茄工作法的第1件事

盤點你想完成的事

第1個步驟,拿出事項盤點表(Activity Inventory Sheet),列出待完成的事項,包括工作、學習的科目等,並預估這件事需要多少番茄鐘可完成,若一件事需要的番茄數量超過5-7個,請將任務再切割。

若你想做的事超過5-7個番茄鐘,你可將這件事歸類為專案,將專案切割為多個任務來達成這件事。

例如你想寫一份如何提高生產力的報告,為了讓你的行動明確、時間的掌控更精準,也提高可行性,請將執行撰寫這份報告的工作當成一個小專案,透由3個任務來達成: 分別是蒐集資訊、彙整分析、撰寫報告,儘將每個任務控制在5個番茄鐘以下。

關於番茄工作法使用的3個表格,可參考〈番茄工作法必懂3表格與6原則〉一文。

規劃今日工作表

接下來的4個步驟,開始進入番茄工作法的執行流程。

在每天工作(學習)開始前,拿出今日工作表(to do today Sheet),想一下今天你有多少時間來工作,以番茄鐘為單位,填入表格,接著參考你在事項盤點表列出的工作,依照輕重緩急,優先順序,製作今日工作表

追蹤採集了多少番茄

拿出你的番茄鐘,設定好25分鐘,告訴自己,這25分鐘你將專注於承諾的一件事上,接著開始計時。

今日工作表上的第一個工作開始執行,每一個番茄鐘結束,就在今日工作表番茄數欄位畫上一個叉叉,第一個任務完成後,就在項目上畫上刪除線,在新的番茄鐘開始第2個任務,讓任務一個接著一個地完成。

番茄鐘追蹤的是你完成一件任務需花費的時間,在一個任務完成前,持續的運用25分鐘專注+5分鐘休息的模式,4次專注後給自己一個15-30分鐘的長休息,並在今日工作表的番茄數欄位上紀錄使用的番茄數。

使用番茄工作法時,務必記得:

  1. 番茄鐘不可以中斷,一旦開始25分鐘的專注,就不能任意暫停,除非前5分鐘任務就完成,且不值得再花時間優化、複習。
  2. 萬一25分鐘的專注期被內在分心或他人干擾,且無法在幾秒內回歸到應專注的任務上,這個番茄鐘就算失效,不列入番茄數的紀錄,請重新開始下一個番茄鐘。
  3. 休息很重要,一旦番茄鐘結束,就是要休息,就算差一點點就可以完成那件事,也要立即停止,馬上進入休息。
  4. 休息時,務必讓腦袋放鬆,喝喝水、伸展筋骨、打屁聊天、回復不費力的電話或Email,記得不要去思考剛剛做的事,不要跟同事、同學討論方才專注的任務。簡單的說,就是不要壓榨你的大腦,休息時間不做傷神耗腦力的事,休息時就讓頭腦放假,才能在下一個番茄鐘有更好的專注力。
  5. 當個言而有信的人,信守在今日工作表上的排程,承諾的休息就是休息,鐘響就是開始工作,說到做到,讓自己致力於完成計畫事項。
  6. 告訴自己下個番茄鐘會更好!

一天結束前務必紀錄

每天結束前,拿出紀錄表,記下今天完成的事,所投入的番茄數,紀錄不要花費超過一個番茄鐘。

若有需要可在紀錄表上備註成果、改進方向、遭遇問題等你覺得有助於達成目標的事。

若是初次使用,先記清楚使用的番茄數就可以了,釐清一件事所需的精力是紀錄表的重點,紀錄表可以隨著你未來的使用需求持續進化,但在剛開始使用番茄工作法,紀錄表簡單就好,把握住重點:瞭解自己的投入與產出。

已經完成的事項,請在事項盤點表上刪除,各式以鉛筆輔以橡皮擦填寫,可以讓表單簡潔清爽。

用記錄表客觀審視自己

完成記錄後,從紀錄表上的數據,你可以瞭解很多關於自己與時間、事項之間的關係。

你可以瞭解到:

  • 一天可以完成幾個番茄鐘?
  • 每件事所耗費的時間與預估的差距?
  • 在可用的番茄鐘有限下,某些任務會花了太多時間了嗎?
  • 超過5個番茄數的任務多嗎?
  • 你是否將複雜型任務想得太簡單了?這類型的任務應該再切個為更小型的任務。
  • 對於需要很多番茄鐘的任務,你理想的投入時間是多少?
  • 可以藉由優化工作方式來減少任務的番茄鐘嗎?

隨著你運用番茄工作法經驗值累積,將會有更多的想法來產生,來幫助你提升工作與學習效率。

開採時間,遠離焦慮

番茄鐘工作法發明者Francesco Cirillo,在他的著作《間歇高效率的番茄工作法》(原文書:The Pomodoro Technique)開宗明義地指出,透由番茄工作法可以減除現代人對於時間持續流逝,卻沒能完成什麼事的焦慮感。

因為透由這套方法,你將不再視時間為既有的資產,將時間視為既有資產的想法,對於時常無法善用間的人來說,帶來的感受是日日的在失去時間,隨著日子一天一天的過去,資產持續流失,而失去又是人類最討厭的感受之一,使得你一想到時間管理就覺得無能為力。

番茄工作法翻轉你對時間的想法,時間不再是你已經擁有的東西,而是要透過開採才有,以番茄鐘為單位來開採,讓你可以將時間轉化為想完成的事,每完成一個番茄鐘,都獲得了珍貴的時間,將時間化成對你有價值的成果,感受上,也由失去轉為獲得,一舉讓你排除討厭的失去感,透由持續地獲得時間,帶來得滿滿的成就感。

使用番茄工作法,不用急,學會番茄工作法的第一件事,先從瞭解你如何開採番茄鐘開始,瞭解你的投入與產出,瞭解你想如何運用好不容易採集到的番茄鐘。

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